Conformité & confidentialité

Où vos données sont traitées

Une partie de notre travail ne fait appel à aucune intelligence artificielle, et une autre exige un modèle de langage. Selon la nature du flux et votre niveau d'exigence, trois modes sont possibles. Ils coexistent : un flux sensible peut rester en traitement local pendant qu'un autre passe par un modèle externe.

• Sans IA. Synchronisation de tables, fichiers structurés, contrôles et calculs : tout est déterministe. Aucune donnée ne quitte votre infrastructure, et le résultat est reproductible à l'identique.
• IA locale. Les modèles s'exécutent sur votre infrastructure ou sur un hébergement souverain, sans aucun appel sortant. C'est le mode adapté aux documents que vous ne voulez voir sortir sous aucune condition.
• IA externe. Pour les documents difficiles, un modèle de langage hébergé par un fournisseur tiers offre aujourd'hui une précision que les modèles locaux n'atteignent pas. Dans ce cas : le fournisseur est nommé au contrat, il est listé comme sous-traitant ultérieur dans l'accord de sous-traitance, il s'engage à ne pas conserver vos données ni s'en servir pour entraîner ses modèles, et la localisation du traitement vous est indiquée.
• Le choix vous appartient, et reste réversible. Nous documentons pour chaque flux le mode retenu et son coût. Passer un flux du mode externe au mode local, ou l'inverse, est une opération de configuration, pas une refonte.

RGPD

AEPUR agit comme sous-traitant au sens du RGPD : le client reste responsable de traitement. Notre rôle est d'exécuter le traitement pour son compte, dans le cadre défini contractuellement.

• Périmètre d'accès défini au cadrage. Selon les flux retenus : lecture d'une boîte email dédiée, d'un dépôt de fichiers, et/ou de tables de votre système de gestion. Chaque accès est listé, en lecture seule par défaut et limité au strict nécessaire. Jamais un accès général à votre messagerie ou à votre base.
• Minimisation. Seuls les champs utiles au flux sont conservés. Les documents et pièces jointes bruts sont purgés après extraction validée (délai indicatif d'environ 30 jours, ajustable à votre politique de conservation).
• Sous-traitants ultérieurs. L'hébergeur et, le cas échéant, le fournisseur de modèle d'IA sont nommés dans l'accord de sous-traitance, avec la localisation du traitement. Aucun sous-traitant n'est ajouté sans vous en informer au préalable.
• Sécurité. Comptes nominatifs, accès en moindre privilège, journalisation complète de chaque extraction, correction et validation, chiffrement des flux.
• Assistance. Nous aidons le client pour l'exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement) et, le cas échéant, pour une analyse d'impact (AIPD).
• Notification. Toute violation de données est signalée au client dans les meilleurs délais.
• Accord de sous-traitance (DPA). Un modèle d'accord de sous-traitance est fourni dans le cadre de chaque contrat, et discuté lors du cadrage.

AI Act

AEPUR a réalisé une analyse de classification de son système au regard du Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle.

Conclusion : système classé en risque minimal. Il n'entre dans aucune catégorie à haut risque (pas de décision automatisée portant sur des personnes physiques, pas de traitement RH, crédit, biométrie ou justice) et ne relève pas des pratiques interdites.

• Validation humaine systématique. Avant toute intégration dans l'ERP du client, un opérateur valide. Le système ne prend aucune décision autonome : il prépare les données.
• Transparence. Si une brique conversationnelle est ajoutée un jour, elle s'annoncera explicitement comme un système d'IA.
• Documentation continue. Pour chaque déploiement, nous documentons les modèles utilisés, leur version, leur licence et, lorsqu'ils sont hébergés par un tiers, le fournisseur et le lieu du traitement. Cette classification est revue à mesure que le calendrier réglementaire européen évolue.